Regulamin usług doradczych

I. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin usług doradczych (zwany dalej Regulaminem) określa ogólne warunki świadczenia Usług Doradczych organizowanych przez firmę WINHILL Consulting Marek Rutkowski (zwaną dalej WINHILL Consulting).
Organizatorem Usług Szkoleniowych jest WINHILL Consulting z siedzibą w Nowym Sączu (kod pocztowy: 33-300) przy ulicy Królowej Jadwigi 39/19, NIP: 873-24-80-819, REGON 366470759 (dalej zwaną Organizatorem).

II. Definicje

Usługa doradcza/doradztwo – ogół działań związanych z przygotowaniem i realizacją usługi doradczej przez Organizatora. Zakres przedmiotowy usług doradczych obejmuje następujące kategorie: badania marketingowe i analizy rynku, opracowanie strategii marketingowej/ sprzedażowej, przeprowadzenie audytu marketingowego/ sprzedażowego, opracowanie biznesplanu, bieżące konsultacje marketingowo-sprzedażowe. Szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych usług doradczych każdorazowo prezentowane są w dedykowanej ofercie usługi przedstawianej Zamawiającemu.
Zamówienie usługi doradczej – przesłanie do Organizatora stosownego formularza zamówienia na określoną usługę doradczą. Zamówienie precyzuje potrzeby i oczekiwania Zamawiającego w zakresie usługi doradczej, oraz stanowi podstawę do przygotowania przez Organizatora oferty.
Oferta usługi doradczej – określa cel(e) usługi/ projektu, zakresy usługi, sposób realizacji, termin realizacji, cenę usługi doradczej/ projektu, oraz inne dodatkowe elementy oferty, adekwatne do specyfiki konkretnej usługi.
Zamawiający – pełnoletnia osoba fizyczna lub osoba prawna, która złożyła stosowny formularz zamówienia na usługę doradczą.
Uczestnik – podmiot korzystający z usługi doradztwa (indywidualnie lub w grupie): Zamawiający będący pełnoletnią osobą fizyczną lub osoba fizyczna zgłoszona przez Zamawiającego będącego osobą prawną.
Umowa o świadczenie usług doradczych (umowa) – umowa, której przedmiotem jest świadczenie określonej usługi doradczej.

III. Warunki korzystania z usługi doradczej

Informacje o usługach doradczych organizowanych przez firmę WNIHILL Consulting prezentowane są na stronie internetowej (www.winhill.pl), w mediach społecznościowych i w drukowanych materiałach promocyjnych.
Podstawą do realizacji usługi doradczej jest przesłanie do Organizatora wypełnionego przez Zamawiającego stosownego formularza zamówienia w/w usługi.
Formularz zamówienia precyzuje potrzeby i oczekiwania Zamawiającego w zakresie realizacji określonej usługi doradczej.
Informacje pozyskane od Zamawiającego w w/w zakresie stanowią podstawę do przygotowania przez Organizatora oferty realizacji usługi doradczej.
Podstawą do rozpoczęcia realizacji usługi doradczej jest akceptacja przez Zamawiającego oferty realizacji konkretnej usługi/projektu.
Po akceptacji przez Zamawiającego zaproponowanej oferty realizacji usługi doradczej podpisywana jest umowa. Oferta realizacji usługi doradczej stanowi załącznik do w/w umowy.
Zamawiający zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem przed podpisaniem umowy na realizacje usługi doradczej.

IV. Warunki zawierania Umowy o świadczenie Usługi doradczej i płatności

Umowa o świadczenie usługi doradczej zostaje zawarta po zaakceptowaniu niniejszego Regulaminu przez Zamawiającego oraz po zaakceptowaniu oferty realizacji określonej usługi przygotowanej przez Organizatora.
Umowa ta określa m.in. zakresy usługi doradczej i wzajemne zobowiązania stron zgodnie ze specyfikacją określoną w ofercie przygotowanej przez Organizatora. Oferta usługi doradczej stanowi załącznik do umowy.
Za realizację usługi doradczej Organizatorowi przysługuje wynagrodzenie zgodnie z ceną zawartą w ofercie.
Cena usługi doradczej obejmuje całokształt działań związanych z realizacją konkretnej usługi zgodnie ze specyfikacją określoną przez Organizatora w ofercie i zaakceptowaną przez Zamawiającego.
Wynagrodzenie za realizację usługi doradczej Zamawiający powinien uregulować na podstawie przesłanej faktury przelewowej.
Opłata uiszczana jest na rachunek bankowy Organizatora – numer rachunku zamieszczony jest w ofercie usługi doradczej oraz w fakturze.

V. Zobowiązania stron

Do obowiązków Organizatora należy:

1.1 realizacja usługi doradczej zgodnie z przyjętymi założeniami i harmonogramem (określonymi w ofercie realizacji usługi doradczej);

1.2 zapewnienie wykwalifikowanej kadry, doradcy, eksperta do realizacji usługi doradczej;

1.3 przygotowanie programu/ planu realizacji usługi doradczej;

1.4 przygotowanie harmonogramu realizacji usługi doradczej;

1.5 zapewnienie pomieszczenia i/lub innych zasobów niezbędnych do realizacji usługi doradczej. Zasady te precyzuje każdorazowo oferta przygotowana przez Organizatora;

1.6 nadzór nad profesjonalną realizacją usługi doradczej, zgodnie z przygotowaną ofertą;

1.7 dostarczenie Zamawiającemu podsumowania zrealizowanej usługi doradczej/ raportu;

1.8 przeprowadzenie oceny realizacji usługi doradczej pod kątem: osiągnięcia zakładanych celów, zakresów usługi, współpracy podczas realizacji usługi oraz pracy doradcy, eksperta. Ocena jest prowadzona w formie kwestionariusza ankiety.

Zamawiający usługę doradczą zobowiązuje się:

2.1 precyzyjnie określić swoje potrzeby i oczekiwania wobec usługi doradczej Organizatora;

2.2 przesłać do Organizatora formularz zamówienia usługi doradczej, w którym określa swoje potrzeby i oczekiwania, oraz dodatkowe informacje użyteczne przy realizacji usługi;

2.3 w pełni zaangażować się w proces realizacji usługi doradczej (zakres ten jest każdorazowo precyzowany w ofercie);

2.4 zapewnić Organizatorowi dostęp do informacji i innych zasobów będących w posiadaniu Zamawiającego a użytecznych w realizacji usług doradczych (zakres ten jest każdorazowo precyzowany w ofercie);

2.5 spełnić inne formalne warunki umowy;

2.6 dopełnić wszystkich formalności przewidzianych Regulaminem danego projektu (w przypadku usług doradczych realizowanych w ramach projektów dofinansowanych z funduszy UE);

2.7 zapłacić Organizatorowi za usługę doradczą cenę wskazaną w ofercie;

2.8 przestrzegać zasad dotyczących realizowanych usług doradczych oraz innych przepisów związanych ze świadczonymi usługami.

VI. Postępowanie w wypadku pojawienia się nieprzewidzianych trudności

Zachowanie zasad bezpieczeństwa w sali, w której realizowane są usługi doradcze:

1.1 Organizator usług doradczych dobiera sale spełniające zasady BHP i PPO;

1.2 w przypadku wystąpienia sytuacji zagrażających bezpieczeństwu Uczestników, zastosowanie będą miały przepisy BHP i PPO.

Brak dostępności miejsca na usługi doradcze mimo podjętych przez Organizatora odpowiednio wcześniej starań minimalizujących ryzyko w tym zakresie:

2.1 Organizator zastrzega sobie prawo zmiany miejsca realizacji usług doradczych w przypadku braku jego dostępności lub niespełniania przez dostępną salę wymaganych standardów zapewniających Uczestnikom odpowiednie warunki;

2.2 w przypadku braku dostępności miejsca na usługi doradcze Organizator podejmie działania dla zapewnienia innej sali w tym samym budynku, o ile zachowuje wymagany standard lub w biskiej odległości (do 5 km);

2.3 Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania usług doradczych w przypadku braku możliwości zapewnienia odpowiedniej sali zastępczej.

Opóźnienie lub nieobecność doradcy (eksperta) prowadzącego usługi doradcze (np. konsultacje marketingowo-sprzedażowe), mimo podjętych przez Organizatora odpowiednio wcześniej starań minimalizujących ryzyko w tym zakresie:

3.1 Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu realizacji usług doradczych lub ich odwołania ze względu na nieobecność doradcy (eksperta) wynikającą z jego choroby lub innej nagłej sytuacji losowej;

3.2 w przypadku zaistniałej sytuacji doradca (ekspert) świadczący usługi doradcze ma obowiązek niezwłocznie skontaktować się z przedstawicielem Organizatora, w celu podjęcia kroków do rozwiązania zaistniałych problemów możliwie jak najszybciej;

3.3 przedstawiciel Organizatora ma obowiązek niezwłocznie skontaktować się z Uczestnikami usług doradczych/ Zamawiającym w celu przedstawienia sytuacji oraz ustalenia kroków do rozwiązania zaistniałych problemów możliwie jak najszybciej.

Udział w doradztwie osób nietrzeźwych. Poza standardowymi procedurami postępowania, doradca ma prawo poproszenia Uczestnika o opuszczenie sali, jeżeli zachowanie Uczestnika uniemożliwia realizację usług doradczych.
Nieobecność znacznej części grupy utrudniająca lub uniemożliwiająca realizację zaplanowanego programu:

5.1 w przypadku zaistniałej sytuacji Organizator na wniosek doradcy (eksperta) prowadzącego w/w usługi może podjąć decyzję o przesunięciu doradztwa na inny termin;

5.2 w przypadku zaistniałej sytuacji Organizator na wniosek doradcy (eksperta) prowadzącego w/w usługi może podjąć decyzję o zmianie zaplanowanej wcześniej formy usług z zachowaniem założonych celów doradczych.

Problemy z terminową realizacją usługi doradczej, projektu (np. badania marketingowego, strategii marketingowej, biznes planu) ze względów niezależnych od Organizatora usługi:

6.1 w przypadku zaistniałej sytuacji Organizator poinformuje Zamawiającego usługę doradczą o zaistniałych problemach i ich powodach, oraz zaproponuje nowy, realny termin zakończenia realizacji usługi/ projektu;

6.2 w przypadku zaistniałej sytuacji Organizator zaangażuje dodatkowego doradcę (doradców), eksperta (spełniającego kryteria rekrutacyjne) umożliwiającego terminową realizację usługi doradczej.

Działania zapobiegające wystąpieniom zdarzeń kryzysowych oraz reagowanie na pojawienie się nieprzewidzianych trudności reguluje wewnętrzna procedura Organizatora usług doradczych w tym zakresie.

VII. Zmiana terminu ukończenia realizacji usługi doradczej oraz doradcy

Organizatorowi przysługuje prawo do zmiany terminu zakończenia usługi doradczej ze względów niezależnych od Organizatora (np. sytuacja losowa, choroba doradcy, eksperta) mimo podjętych odpowiednio wcześniej starań minimalizujących ryzyko w danym zakresie.
W przypadku zaistnienia wskazanej powyżej sytuacji Organizator prześle informację do Zamawiającego wraz z propozycją nowego terminu. Informacja zostanie przesłana niezwłocznie po zaistnieniu w/w sytuacji w formie wiadomości elektronicznej na adres wskazany przez Zamawiającego.
We wskazanych powyżej przypadkach Zamawiający może zrezygnować z usługi doradczej Organizatora bez obowiązku zapłaty kwoty odpowiadającej całkowitemu kosztowi usługi.
W przypadku rezygnacji Zamawiającego z usługi doradczej (w związku z opisanymi powyżej sytuacjami), Organizator nie jest zobowiązany do zwrotu ewentualnych kosztów poniesionych przez Zamawiającego w trakcie realizacji danej usługi doradczej.
O swojej rezygnacji z powodów wskazanych powyżej Zamawiający zobowiązany jest poinformować Organizatora usługi doradczej nie później niż w ciągu 2 dni od momentu otrzymania od Organizatora informacji o zmianie terminu zakończenia usługi.

VIII. Postępowanie reklamacyjne

Klient (Zamawiający usługi doradcze lub ich Uczestnik) ma prawo oczekiwać od Organizatora usług doradczych, że:

1.1 zostaną spełnione założone cele przed usługami doradczymi,

1.2 zostaną zapewnione komfortowe warunki pracy (o ile za organizację usług doradczych odpowiadała WINHILL Consulting),

1.3 prowadzący będzie posiadał wiedzę merytoryczną dotyczącą zagadnień będących przedmiotem doradztwa (realizowanych projektów, usług doradczych),

1.4 prowadzący szkolenie przeprowadzi usługi doradcze w sposób profesjonalny zgodnie ze specyfiką konkretnego projektu i ofertą na realizację usług przygotowaną przez WINHILL Consulting, a zaakceptowaną przez zamawiającego,

1.5 zostaną spełnione inne formalne warunki umowy na realizacje konkretnych usług doradczych.

2. Organizator usług doradczych ma prawo oczekiwać, że:

2.1 Zamawiający usługi doradcze określi precyzyjnie swoje potrzeby i oczekiwania w zakresie w/w usług;

2.2 Zamawiający (i podległe mu podmioty, osoby) w pełni zaangażuje się we współpracę z organizatorem usług doradczych przy ich realizacji,

2.3 Zamawiający udostępni informacje i inne zasoby niezbędne przy realizacji konkretnych projektów, usług doradczych (każdorazowo doprecyzowanych w umowie na realizację usługi doradczej),

2.4 zostaną spełnione inne formalne warunki umowy na świadczenie konkretnych usług doradczych,

2.5 w przypadku usług doradczych realizowanych w ramach projektów dofinansowanych z funduszy unijnych Zamawiający dopełni wszystkich formalności przewidzianych regulaminem danego projektu.

3. Każdy podmiot Zamawiający usługi doradcze (lub ich uczestnik) ma prawo do składania zastrzeżeń lub reklamacji dotyczących w/w usług realizowanych przez Organizatora w terminie 7 dni kalendarzowych od daty zakończenia danego projektu (usług doradczych).

4. Reklamacje usług doradczych można zgłaszać w formie pisemnej listem poleconym (na adres: WINHILL Consulting, ul. Królowej Jadwigi 39/19, 33-300 Nowy Sącz) lub mailem (na adres: office@winhill.pl).

5. Pismo zawierające reklamację powinno zawierać następującą treść:

5.1 dane kontaktowe do podmiotu zamawiającego usługę doradczą lub uczestnika usługi doradczej, zgłaszającego reklamację, tj. minimum imię i nazwisko lub nazwę firmy (instytucji), adres, numer telefonu, e-mail;

5.2 nazwę usługi doradczej, imię i nazwisko doradcy, eksperta (doradców), datę rozpoczęcia i zakończenia usługi doradczej, wobec której zgłasza się zastrzeżenie;

5.3 przedmiot reklamacji – szczegółowy opis zgłaszanego problemu;

5.4 uzasadnienie zgłaszanej reklamacji;

5.5 proponowany sposób rozwiązania sprawy – oczekiwania wobec firmy WINHILL Consulting.

6. Organizator usług doradczych przewiduje następujące formy rekompensaty:

6.1 bezpłatne dodatkowe uzupełnienie opracowania (np. strategii marketingowej/ sprzedażowej, biznes planu, raportu z audytu marketingowego/ sprzedażowego, raportu z badań marketingowych, pod warunkiem, że dodatkowe uzupełnienie nie wykracza poza określone w umowie zakresy projektu);

6.2 organizację dodatkowej formy wsparcia dla zamawiającego lub uczestnika (uczestników) usługi doradczej;

6.3 obniżenie ceny wyjściowej za usługę doradczą będącej przedmiotem reklamacji;

6.4 nieodpłatne powtórzenie usługi doradczej w najbliższym możliwym terminie (dotyczy to usługi doradczej w formie konsultacji marketingowo-sprzedażowych),

6.5 zwrot kosztów – wniesionych opłat (zaliczek) za usługi doradcze w przypadku niezrealizowania danej usługi doradczej.

Zgłoszone reklamacje zostaną rozpatrzone nie później niż w ciągu 14 dni kalendarzowych liczonych od momentu otrzymania przez firmę Organizatora informacji o powstałej nieprawidłowości. W przypadkach wymagających dodatkowych czynności wyjaśniających czas rozpatrywania reklamacji może ulec wydłużeniu maksymalnie do 21 dni roboczych.
Organizator usługi doradczej ma prawo zwrócić się do składającego skargę lub reklamacje o dodatkowe pisemne wyjaśnienia.
Decyzja dotycząca reklamacji z ewentualną propozycją rekompensaty w przypadku, gdy reklamacja jest zasadna, zostanie przesłana składającemu reklamację pocztą elektroniczną lub pocztą tradycyjną.
Organizator zastrzega sobie prawo do pozostawienia reklamacji bez rozpatrzenia, jeżeli reklamacja zostanie złożona po przekroczeniu terminu, o którym mowa w punkcie 3.
W przypadku, gdy reklamacja nie będzie zawierać wszystkich informacji, o których mowa w punkcie 5, Organizator powiadomi listownie, mailowo lub telefonicznie uczestnika o tym fakcie oraz o możliwości złożenia uzupełnionej reklamacji w ciągu 7 dni roboczych.
Pozostałe kwestie związane z reklamacją normowane są przez Kodeks Cywilny.

IX. Majątkowe prawa autorskie

Dostarczane Zamawiającemu efekty usług doradczych adekwatne do ich specyfiki (np. raporty) przechodzą na ich własność z chwilą ich przekazania.
Materiały stosowane podczas usług doradczych są wykorzystywane w sposób respektujący prawa autorskie osób trzecich i zawierają odwołanie do źródła i autora przywoływanych treści.

X. Ochrona danych osobowych

W myśl ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. Nr 133 poz. 883), składając formularz zamówienia na usługi doradcze Zamawiający oraz Uczestnik usługi doradczej wyraża zgodę na umieszczenie swoich danych osobowych w bazie Organizatora. Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji zobowiązań Organizatora wobec Zamawiającego oraz na potrzeby badania jakości usług. Podanie danych osobowych przez Zamawiającego i Uczestnika oraz zgoda na ich przetwarzanie są niezbędne do zrealizowania usługi doradczej.
Administratorem bazy danych osobowych Uczestników przekazanych przez Zamawiającego jest Organizator.
W przypadku wyrażenia przez Zamawiającego oraz Uczestnika dodatkowej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez Organizatora w celu informowania go o nowych promocjach i usługach.
Zamawiający i Uczestnik ponosi odpowiedzialność za podanie nieprawdziwych danych.
Zamawiającemu i Uczestnikowi przysługuje prawo wglądu do swoich danych, ich poprawiania i uzupełniania.

XI. Odpowiedzialność i prawo odstąpienia

Zgodnie z treścią ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta (Dz. U. z 2014 roku, poz. 827) Zamawiający będący osobą fizyczną (konsument) ma możliwość odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia. Prawo odstąpienia od umowy nie przysługuje konsumentowi w przypadku świadczenia usług doradczych rozpoczętych, za zgodą konsumenta udzieloną przed upływem 14 dniowego terminu.
Oświadczenie o odstąpieniu może zostać złożone w formie pisemnej na adres siedziby Organizatora lub na adres e-mail: office@winhill.pl.
Jeżeli po zawarciu umowy i dokonaniu zapłaty zaliczki okaże się, że Zamawiający i/ lub Uczestnik nie może skorzystać z usługi doradczej, nie przysługuje mu prawo do odstąpienia od umowy – wpłacone środki będzie mógł wykorzystać na inną usługę doradczą o tej samej wartości, uzgodnioną z Organizatorem. Niniejszego postanowienia nie stosuje się wobec osób fizycznych (konsument).
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikłe w następstwie wykonanych usług doradczych.
Odpowiedzialność Organizatora wobec Zamawiającego ze wszystkich tytułów w szczególności w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usługi doradczej, jak również z przepisów prawa, jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia za daną usługę doradczą, której dotyczy szkoda. Odpowiedzialność Organizatora za szkodę Zamawiającego w postaci utraconych korzyści jest wyłączona.

XII. Postanowienia końcowe

Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie www Organizatora (www.winhill.pl) i zostaje wprowadzony na czas nieokreślony.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Wszelkie zmiany obowiązują od daty opublikowania go na stronie internetowej Organizatora (www.winhill.pl). Umowy podpisane przed wprowadzeniem zmian do niniejszego Regulaminu będą realizowane na podstawie zapisów obowiązujących w dniu podpisania umowy.
Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 14 lutego 2017.