Profesjonalny system kontroli i monitorowania sprzedaży odgrywa niezwykle istotną rolę dla poprawy efektywności firmy. Z kolei niedopracowany system nie tylko nie przysłuży się poprawie wyników, ale nawet może pogłębić pewne problemy w obszarze sprzedaży. Jakie błędy eliminować z omawianego procesu?

Nieodłącznym elementem zarządzania sprzedażą jest monitorowanie i kontrola efektów realizowanych zadań. Stanowi ona dopełnienie całego procesu obejmującego również analizy i badania, planowanie sprzedaży, działania mające na celu wdrożenie strategii i planów sprzedażowych. Jej wyniki wspomagają proces zarządzania całą firmą. Profesjonalna kontrola i monitorowanie sprzedaży zapewniają sprzężenie zwrotne między decyzjami a ich realizacją, a także wskazują obszary o niskiej efektywności (zarówno w zakresie wykorzystania zasobów firmy, jak i uwarunkowań rynkowych). Co niezwykle ważne, pozwalają one na identyfikację popełnianych błędów oraz odchyleń od standardów i planów sprzedażowych. Dzięki nim możliwa jest lepsza, bardziej kompleksowa ocena wyników osiąganych przez poszczególnych sprzedawców w odniesieniu do ich zaangażowania i posiadanych kompetencji.

Z drugiej strony, warto podkreślić, że brak profesjonalnego systemu monitorowania i kontroli sprzedaży może wypaczać wyniki, słabo identyfikować ewentualne problemy i odchylenia, nie dawać podstaw do wnioskowania na przyszłość i poprawy efektywności. Sam proces kontroli może być kolejnym mało efektywnym zbiorem działań, stając się niekiedy „sztuką dla sztuki”. Co więcej, mało profesjonalna kontrola może jeszcze pogłębiać pewne problemy (np. demotywując pracowników sprzedaży, których praca nie została rzetelnie oceniona). Różnego rodzaju błędy pojawiają się na każdym z etapów procesu kontroli i monitorowania sprzedaży. Ich liczba, zakres i skala, a także znaczenie oraz konsekwencje (krótko- i długookresowe) dla firmy zależą m.in. od specyfiki branży, formy prawnej, wielkości podmiotów, rodzaju działalności, realizowanych strategii, a także zasobów firmy. Podstawą do wyeliminowania lub przynajmniej ograniczenia błędów w zakresie kontroli i monitorowania sprzedaży jest świadomość możliwości ich wystąpienia oraz zaangażowanie w tym zakresie.

Kluczowe elementy procesu kontroli i monitorowania sprzedaży:

• określenie metod i zasad kontroli oraz monitorowania sprzedaży (m.in. wielkości kontrolnych, zakresów, częstotliwości, zasad pomiaru, analizy i oceny),
• ustalenie przedziałów dopuszczalnych odchyleń wielkości kontrolnych,
• pomiar, analiza i ocena efektów dotychczasowej działalności sprzedażowej – bieżące monitorowanie i okresowe porównywanie osiągniętych wyników, podjętych działań w zakresie sprzedaży z wyznaczonymi wcześniej standardami,
• analiza odchyleń oraz określenie ich przyczyn, identyfikacja innych problemów wpływających na efektywność sprzedaży,
• bieżące wsparcie dla pracowników sprzedaży, opracowanie programu działań korygujących działalność menedżerów i personelu sprzedaży,
• przygotowanie oraz wdrożenie ewentualnych korekt w zakresie samego systemu monitorowania i kontroli, a także planowania i organizowania sprzedaży.

Cały tekst: Najczęstsze błędy w zakresie kontroli i monitorowania sprzedaży

Artykuł można przeczytać w magazynie SZEF SPRZEDAŻY 35/2017